Corso per addetti alle Segreterie

Numero partecipanti: massimo 20 volontari

Contenuto

MODULO 1 Segreteria Ordinaria – Sezione 1: La segreteria ordinaria – OBBLIGATORIO

Argomenti:

• CENNI DI LEGISLAZIONE PC (NAZIONALE D.Lgs 1/2018 E REGIONALE)
• Il Volontariato PC (organizzazione delle associazioni, limiti e compiti nelle attività che
  vengono svolte)
• Principi Codice del Terzo Settore, registrazione ed aggiornamento dei dati contenuti all’elenco
  regionale del terzo settore
• Rapporti tra Agenzia ARSTPC ed Associazioni di Volontariato – Piani Operativi Annuali – POA
• Sale Operative: organizzazione secondo le indicazioni normative in materia ed esempi dell’organizzazione in Regione Emilia-Romagna
• Principi ed organizzazione per la gestione delle emergenze e supporto del Volontariato PC alle funzioni nei Centri di Coordinamento e nelle Sale operative
• Cenni sulle funzionalità delle diverse tipologie di Segreterie di Emergenze

Sistema informatico di gestione del Volontariato – APPLICATIVO INFORMATICO IN UTILIZZO

• Modulo anagrafica dell’Associazione/Gruppo comunale, POA – Colonna Mobile
• Indicazioni regionali sulla gestione operativa dei POA
• Gestione mezzi e comunicazioni relative alle manutenzioni (ordinarie/straordinarie)
• Sviluppo di moduli aggiuntivi

Funzionamento di una segreteria in ordinario Convocazioni assemblee, tenuta registri, gestione comunicazioni, gestione sede

PRIVACY – Gestione dei dati personali per gli aspetti connessi agli adempimenti normativi relativi ai volontari

Benefici di Legge ai sensi artt. 39 e 40 D.Lgs 1/2018 Modulistica

Modalità di rilascio attestazioni di presenze e certificazioni di danno (esempi pratici)

MODULO 1 Segreteria Ordinaria – Sezione 2: Sicurezza, comportamenti di autotutela, dpi e utilizzo attrezzature e mezzi – OBBLIGATORIO

Argomenti:

Approccio alla sicurezza per il volontario addetto alla segreteria ordinaria:

• tipologie e fattori di rischio
• comportamenti di autotutela
• dispositivi di protezione individuale
• utilizzo in sicurezza di attrezzature e mezzi con riferimento alle schede attività individuate in apposito documento

MODULO 2 Segreteria Emergenza – Sezione 1: Le segreterie in emergenza

Argomenti:

• Tipologie di Segreterie di Emergenza – segreteria avanzata – da campo – segreteria di supporto alla funzione Volontariato regionale c/o COR
• Ruolo strategico di ciascuna tipologia di segreteria:
• Compiti e procedure
• Gestione documenti e registrazione delle comunicazioni
• Rapporti con le istituzioni competenti, i referenti e le figure di contatto del Volontariato, sala radio ed analisi dei Gussi delle informazioni – esempi pratici
• Attivazione, movimentazione ed allestimento di ciascuna tipologia di segreteria in emergenza (spazi, attrezzature e personale volontario che opera all’interno)
• Gestione modulistica inerente all’emergenza (template volontari e mezzi/attrezzature, istruttoria danni – rif.art.40 D.Lgs. 1/2018, modalità di gestione per eventuali acquisti in emergenza/autorizzazioni di acquisto)
• Modalità di gestione degli acquisti in emergenza/autorizzazioni di acquisto e procedure
• Organizzazione di briefing e predisposizione di report da inviare al Centro di Coordinamento attivato ovvero alla Sala Operativa Regionale c/o COR
• Gestione ed organizzazione dei passaggi di consegna tra volontari che si alternano in segreteria
• Chiusura emergenza ed impiego dei volontari

Caratteristiche della SEGRETERIA AVANZATA

• Verifica delle squadre CMR (uomini, mezzi ed attrezzature) in arrivo sul luogo dell’evento
• Presentazione dei flussi di comunicazione con il Centro di Coordinamento eventualmente attivato sul territorio e la Funzione Volontariato istituita c/o il COR che recepirà quanto comunicato dalla segreteria avanzata (attraverso applicativo informatico in utilizzo)
• Gestione delle squadre e degli interventi in stretto rapporto con le figure di contatto del Volontariato, per le diverse attività, sulla base delle esigenze individuate dall’autorità di PC sul posto.

CARATTERISTICHE DELLA SEGRETERIA DA CAMPO DI ASSISTENZA ALLA POPOLAZIONE

• Attivazione, movimentazione ed allestimento del Modulo segreteria Campo (mezzi, attrezzature e personale volontario che opera all’interno)
• La catena di comando e controllo in un campo – organigramma (accoglienza/soccorritori)
• Gestione documenti e registrazione delle comunicazioni sulla base della diversa tipologia di emergenza adottata
• Procedura di gestione acquisti ed approvvigionamenti (principi generali per la richiesta di autorizzazione agli eventuali centri di coordinamento attivati)
• Informazioni di servizio per il funzionamento del campo (assistenza alla popolazione, logista, magazziniere, cucina, carraia, Referenti del Volontariato, ecc.
• Predisposizione ed aggiornamento “Contatti numeri utili”
• Procedure operative per la funzionalità del campo (gestione radio, chiavi di mezzi e strutture e servizi)

CARATTERISTICHE DELLA SEGRETERIA di SUPPORTO ALLA FUNZIONE VOLONTARIATO C/O IL COR

• Attivazione e composizione della segreteria di funzione
• Strumenti di lavoro (PC – Radio, etc.)
• Gestione documenti e registrazione delle comunicazioni
• Flusso di comunicazioni per la gestione dell’emergenza tra la Funzione Volontariato/Logistica, gli UPci Territoriali ARSTPC e le Associazioni di Volontariato – Mobilitazione squadre, acquisizione disponibilità e template compilati, verifica turnazioni etc.
• Partecipazione ai briefing e predisposizione di report
• Gestione delle turnazioni della segreteria di supporto alla funzione Volontariato/logistica c/o COR e predisposizione di un calendario delle turnazioni

MODULO 2 Segreteria Emergenza – Sezione 2: Sicurezza, comportamenti di autotutela, dpi e utilizzo attrezzature e mezzi

Argomenti:

Approccio alla sicurezza per il volontario addetto alla segreteria in emergenza:

• tipologie e fattori di rischio
• comportamenti di autotutela
• dispositivi di protezione individuale
• utilizzo in sicurezza di attrezzature e mezzi con riferimento alle schede attività individuate in apposito documento

MODULO 2 Segreteria Emergenza – Sezione 3: Pratica da applicare a ciascun modulo di segreteria